Întrebări Frecvente — EDIconnect

Configurare și Setup

Ce GLN trebuie să folosesc — al companiei sau al depozitului?

Depinde de context. În segmentul NAD+SU puneți GLN-ul companiei (furnizor). În NAD+DP puneți GLN-ul locației de livrare — adică depozitul sau magazinul partenerului. Partenerul vă va confirma la onboarding ce GLN-uri acceptă pentru fiecare poziție.

Pot folosi același fișier EDIfact pentru mai multe mesaje de același tip?

Da. Un singur interchange (UNB...UNZ) poate conține mai multe perechi UNH...UNT. De exemplu, puteți trimite 50 de ORDERS în același fișier. Fiecare mesaj individual are propriul UNH și UNT. Contorul de mesaje din UNZ trebuie să reflecte numărul total de perechi UNH/UNT din fișier.

Ce fac dacă nu am SSCC pentru paleți?

SSCC este opțional în DESADV (segmentul GIN+BJ). Dacă partenerul nu îl solicită expres, puteți omite segmentele PAC, PCI și GIN din mesaj. Dacă îl solicită, generați SSCC folosind formula GS1: prefixul companiei (din GS1 România) + numărul serialului + cifra de control.

Trebuie să mă înregistrez undeva înainte de a trimite primul mesaj EDI?

Da. Înainte de primul mesaj de producție, partenerul trebuie să vă înregistreze GLN-ul în sistemul lui. Trimiterea unui mesaj cu un GLN neînregistrat va genera eroarea EDI-002 ("GLN not authorized"). Solicitați confirmarea înregistrării în scris înainte de go-live.

Format și Structură

Care e diferența dintre EDIfact și XML în EDIconnect?

Ambele transmit aceleași date de business. EDIfact (EANCOM D.01B) este formatul clasic bazat pe segmente text, folosit de sistemele tradiționale (ERP-uri mari, retaileri cu infrastructură veche). XML este formatul modern, mai ușor de citit și de debugat. Partenerii indică formatul preferat la onboarding — nu puteți alege unilateral.

Trebuie să trimit UNA în fiecare mesaj EDIfact?

Nu este obligatoriu. UNA se omite când folosiți separatorii standard (:, +, ., ?, '). Dacă partenerii dvs. folosesc alți separatori (situație rară), UNA devine necesară pentru a declara separatorii alternativi. Validatorul EDIconnect acceptă ambele variante.

Câmpul `` din XML — ce valoare trebuie să pun?

Valoarea corectă este 2.0 — versiunea curentă a schemei EDIconnect. Această valoare este validată de schema XSD și mesajul va fi respins dacă lipsește sau are altă valoare.

Pot trimite o factură fără număr de aviz (DeliveryNumber / RFF+DQ)?

DeliveryNumber este obligatoriu în INVOIC conform specificației Expert Supplier. Dacă în mod excepțional nu aveți un aviz asociat (de exemplu, facturare servicii), discutați cu partenerul — unii parteneri acceptă o valoare placeholder convenită bilateral. Nu omiteți câmpul fără acordul explicit al partenerului.

Ce lungime maximă are un câmp de tip text liber în XML?

Consultați schema XSD a fiecărui mesaj — fiecare câmp are lungimea maximă declarată ca maxLength. Ca regulă generală, câmpurile de tip Name sunt limitate la 70 de caractere, iar câmpurile de tip Reference la 35 de caractere. Depășirea lungimii maxime va face validarea XSD să eșueze.

Erori și Depanare

Primesc eroarea "GLN not authorized" (EDI-002). Ce înseamnă?

GLN-ul expeditorului sau destinatarului nu este înregistrat în sistemul partenerului. Verificați că ați comunicat GLN-urile corecte la onboarding și că le folosiți ca string de exact 13 cifre (fără spații, fără ghilimele). Contactați partenerul pentru a confirma că înregistrarea a fost efectuată.

Primesc "Duplicate message" (EDI-003). Ce fac?

Un mesaj cu același număr de referință (OrderNumber, InvoiceNumber etc.) a mai fost trimis și acceptat anterior. Generați un număr nou și unic pentru noul mesaj. Nu retrimiteți mesajul identic — va genera din nou eroarea EDI-003. Dacă a fost o eroare și mesajul original nu trebuia trimis, contactați partenerul pentru anulare manuală.

UNT count-ul meu e mereu greșit. Cum îl calculez corect?

Numărați TOATE segmentele de la UNH până la UNT, inclusiv UNH și UNT. Segmentele UNA, UNB și UNZ nu intră în calcul — acestea aparțin interchangeului, nu mesajului individual. Cel mai simplu: folosiți validatorul EDIconnect, care calculează și verifică automat UNT count-ul.

Facturile mele sunt respinse cu "Invalid VAT rate". Ce verific?

Cota TVA trebuie să fie un număr întreg (9, 19, 0 etc.), nu un procent formatat ("9%" este incorect). Verificați că TaxRate conține doar cifre și că valoarea corespunde cu cotele TVA în vigoare conform legislației fiscale române. Verificați și că nu există spații sau caractere ascunse în câmp.

Mesajele mele ajung la partener dar nu sunt procesate. Ce se întâmplă?

Verificați în ordine: (1) TestIndicator — dacă este setat la 1 în producție, mesajele sunt tratate ca teste și ignorate; (2) formatul fișierului — dacă partenerii așteptau EDIfact și ați trimis XML; (3) codificarea — dacă sistemul vostru trimite ISO-8859-1 în loc de UTF-8. Cereți logurile de la partener pentru a identifica punctul exact de eșec.

Business Logic

Când trimit DESADV — înainte sau după livrare?

Întotdeauna înainte de livrarea fizică. Partenerul procesează DESADV-ul pentru a pregăti recepția (alocare rampe, personal, spațiu). Dacă îl trimiteți după livrare, recepția s-a făcut "orb" și pot apărea discrepanțe greu de reconciliat. Recomandarea GS1 este trimiterea DESADV cu cel puțin 2 ore înainte de livrare.

Partenerul a primit marfa dar nu trimite RECADV. Ce fac?

Contactați persoana de contact EDI a partenerului. Absența RECADV blochează reconcilierea automată în CRMconnect și nu puteți genera nota de credit pentru eventuale lipsuri. Agreați în contractul EDI (sau în SLA anexat) un termen maxim pentru trimiterea RECADV — uzual 24-48 de ore de la recepție fizică.

Pot trimite o factură pentru mai multe avize de livrare?

Da, o singură factură poate referenția mai multe DESADV-uri. Includeți fiecare DeliveryNumber ca referință separată (câte un RFF+DQ pentru fiecare aviz) și asigurați-vă că liniile de factură corespund cu liniile din toate DESADV-urile referențiate. Totalurile facturii trebuie să acopere suma tuturor avizelor incluse.

Cum trimit o notă de credit (storno parțial)?

Trimiteți un INVOIC cu DocumentType=C (corecție/credit) sau BGM+381 (notă de credit), care referențiază factura originală prin ReferenceInvoiceNumber și ReferenceInvoiceDate. Includeți doar liniile afectate, cu cantitățile exprimate ca valori negative. Totalul facturii de credit va fi negativ, reflectând suma de restituit.

Trebuie să trimit ORDRSP pentru fiecare ORDERS primit?

ORDRSP (răspuns la comandă) este opțional dacă acceptați comanda integral. Devine obligatoriu dacă: (a) modificați cantitățile sau datele de livrare față de comandă, (b) respingeți total sau parțial comanda, sau (c) partenerul solicită explicit confirmare pentru toate comenzile. Verificați specificația partenerului la onboarding.

Nu ai găsit răspunsul?

Dacă întrebarea dvs. nu apare mai sus sau aveți nevoie de clarificări suplimentare, contactați echipa de suport EDIconnect:

• Email: support@azuvio.io
• Portal suport: Deschide tichet
• Documentație tehnică: Arhitectură EDIconnect | Coduri de eroare | Mapare câmpuri

Includeți în mesaj: numele partenerului, tipul mesajului (ORDERS/DESADV/etc.), codul de eroare primit și, dacă este posibil, un exemplu anonimizat al mesajului problematic.