Flux Mesaje EDIconnect
Această pagină explică cine trimite ce mesaj, când, și ce răspuns se așteaptă. Scopul este să înțelegi logica din spatele schimbului de mesaje EDI înainte de a lucra cu segmentele individuale.
1. Flux complet Order-to-Cash
Acesta este fluxul standard pentru o tranzacție de vânzare de la comandă până la factură.
Partener (Retailer/Distribuitor) Azuvio / CRMconnect (Furnizor)
─────────────────────────────────────────────────────────────────────
1. ORDERS ──────────────────────────────►
Comandă de cumpărare
2. [Procesare internă comandă]
Creare comandă în WMS/ERP
3. ◄─────────────────────────────────── DESADV
Aviz de livrare
(trimis după expediere,
înainte de sosirea mașinii)
4. RECADV ──────────────────────────────►
Aviz de recepție / NIR
(confirmare cantități primite)
5. [Generare factură în ERP]
6. ◄─────────────────────────────────── INVOIC
Factură fiscală
Notă importantă: Partenerii mari (ex: Kaufland, Lidl, Metro) pot impune reguli suplimentare — de exemplu, DESADV trebuie trimis obligatoriu înainte ca mașina să plece din depozit. Verificați specificațiile partenerului înainte de implementare.
2. Direcții mesaje
| Mesaj | Direcție | Cine trimite | Când se trimite | Răspuns așteptat |
|---|---|---|---|---|
| ORDERS | Partener → CRMconnect | Retailer / Distribuitor | Când plasează o comandă | DESADV (la expediere) |
| DESADV | CRMconnect → Partener | Furnizor (Azuvio) | La momentul expediției, înainte de plecare | RECADV (la recepție) |
| RECADV | Partener → CRMconnect | Retailer / Distribuitor | La recepția mărfii | INVOIC (factura) |
| INVOIC | CRMconnect → Partener | Furnizor (Azuvio) | În ziua livrării sau ziua următoare | Confirmare plată (prin canale externe) |
Legendă direcții:
Partener → CRMconnect= mesajul intră în sistem (inbound)CRMconnect → Partener= mesajul iese din sistem (outbound)
3. Scenarii speciale
3a. Retur marfă
Când un partener returnează marfă, fluxul este inițiat de partener printr-un RECADV cu tip document R.
Partener CRMconnect
────────────────────────────────────────────────────────────
RECADV (DocumentType=R) ───────────────►
Aviz retur marfă
(conține cantitățile returnate
și motivul returului)
[Creare ordin retur în WMS]
[Actualizare stoc]
◄─────────────────────────────────────── INVOIC (DocumentType=R)
Factură retur / notă de credit
(valoare negativă sau credit)
Ce trebuie să verifici: În RECADV de retur, segmentul BGM va conține codul 35 (Return Advice). Cantitățile sunt pozitive — semnul negativ apare abia în INVOIC-ul de retur.
3b. Factură de corecție
Dacă se descoperă o eroare într-o factură deja trimisă (preț greșit, cantitate eronată etc.), CRMconnect emite o factură de corecție fără a fi necesară o acțiune din partea partenerului.
CRMconnect
────────────────────────────────────────────────────────────
[Eroare descoperită în factura originală]
◄─────────────────────────────────────── INVOIC (DocumentType=C)
Factură de corecție
(referențiază factura originală
prin RFF+IV)
Ce trebuie să verifici: Factura de corecție conține în segmentul RFF+IV numărul facturii originale pe care o corectează. Valoarea din factura de corecție reprezintă diferența față de original.
3c. Confiscare marfă
Unii parteneri (în special retaileri internaționali) pot confisca marfă neconformă la recepție. Aceasta se comunică printr-un RECADV cu cod de funcție specific.
Partener CRMconnect
────────────────────────────────────────────────────────────
RECADV (BGM+70E) ──────────────────────►
Notificare confiscare marfă
(marfă neprimită în stoc,
eliminată de partener)
[Workflow eliminare marfă]
[Creare dosar confiscare]
◄─────────────────────────────────────── INVOIC credit
(valoarea mărfii confiscate,
emis ca notă de credit)
Ce trebuie să verifici: Codul 70E din segmentul BGM indică confiscarea. Verificați cu partenerul dacă procesul lor necesită și un document fizic suplimentar (PV confiscare).
4. Timing recomandat
Respectarea termenelor este critică — partenerii mari pot refuza automat mesajele primite în afara ferestrei de timp admise.
| Mesaj | Moment trimitere | Termen maxim recomandat |
|---|---|---|
| ORDERS | La plasarea comenzii de către partener | — (intră în sistem automat) |
| DESADV | Imediat după încărcare, înainte de plecarea mașinii | Cel târziu în momentul plecării din depozit |
| RECADV | La finalizarea recepției fizice | Maxim 24 de ore după livrare |
| INVOIC | În aceeași zi cu livrarea sau ziua următoare | Maxim 5 zile lucrătoare de la livrare |
| INVOIC (corecție) | La descoperirea erorii | Cât mai curând posibil; unii parteneri au termen de 30 de zile |
| INVOIC (retur) | După primirea RECADV de retur | Maxim 5 zile lucrătoare de la primirea RECADV |
Atenție: Unii parteneri (ex: Carrefour, Auchan) au ferestre de timp foarte stricte pentru DESADV. Un DESADV trimis după sosirea mașinii poate fi respins automat de sistemul lor.
5. Identificatori cheie per mesaj
Mesajele EDI se leagă între ele prin referințe comune. Dacă o referință lipsește sau este greșită, partenerul nu poate corela documentele automat.
| Referință | Segment EDIfact | Apare în | Rol |
|---|---|---|---|
| OrderNumber | RFF+ON |
ORDERS, DESADV, RECADV, INVOIC | Leagă toate documentele de comanda originală |
| DeliveryNumber | RFF+DQ |
DESADV, RECADV, INVOIC | Leagă recepția și factura de avizul de livrare |
| ReceptionNumber | RFF+ALO |
RECADV, INVOIC | Leagă factura de NIR-ul partenerului |
| InvoiceNumber | RFF+IV |
INVOIC (corecție/retur) | Referențiază factura originală în documentele de corecție |
Exemplu practic: Când partenerul primește o factură (INVOIC), sistemul lui caută automat RFF+ON pentru a găsi comanda inițială și RFF+DQ pentru a găsi avizul de livrare. Dacă aceste câmpuri lipsesc, factura va fi pusă în așteptare pentru reconciliere manuală — ceea ce poate întârzia plata.
Pagina anterioară: Arhitectura EDIconnect | Pagina următoare: Referință rapidă segmente